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気の遠くなる作業も効率的に。

当社の建築設備機材部で、営業事務として活躍する柳田祐貴(やなぎた・ゆうき)さんにインタビューしました。

部全体をサポートするのが自分の役割

ーー今日はインタビューに応じていただき、ありがとうございます!柳田さんはインターンを経て、今は営業事務として活躍されていますね。

はい、産業用の空調機器のオプション部材を主に販売する「建築設備機材部」に所属しています。

ーー「営業事務」というと、一般的には営業社員のサブ的な役割といった印象がありますが、柳田さんはどんな仕事をされているのですか?

もちろん、営業社員を支える仕事であるのは間違いないのですが、ネミーは営業社員がメインで、営業事務がサブというイメージはないですね。当社では営業事務を「CS」と言っているのですが、私はそのCSの中にいて、他のCSの皆さんをサポートする仕事が多いです。

ーー具体的にはどんな仕事をしているのですか?

各CSが入力した生産依頼書のチェックや、お客様から依頼を受けた見積書のチェックですね。見積書は各CSがお客様から直接依頼を受けて作成するのですが、お客様の依頼に対して適切な部材の選定をしているかをチェックしています。

ーーとなると、取り扱う部材について幅広い知識が必要になりますね。

それについては、あとでたっぷりお話します。ふふふふ。

ーー気になりますね!それと他にやっている仕事があれば教えてください。

はい、実はこれが一番難しいのですが、「営業社員への資料作成」です。突発的な依頼が多くて、しかもすぐに欲しいと言われることが多いんです。例えば「●●という製品が、直近3年でどこの都道府県に送られているかなるべく早く調べて欲しい」というのがくるんです。

ーーそれは大変ですね!すぐって、どれくらいの時間で出すんですか?2日とか、3日とか?

いえ、10分です。

ーーえっ!?じ、10分?適当な数字出していませんか?

大丈夫です。ちゃんとした数字を出しています。過去のデータを整理して蓄積してあるので、こんなことが可能なんです。そのものズバリなデータはありませんが、「このデータとあのデータを組み合わせればできるな・・・」と、依頼を聞いているときからなんとなく想像がつくんです。

ーー頼りがいがありますね。そうやって、柳田さんは部全体を支えているんですね。



ボルト1本1本に番号を付けていく作業

ーーところで、さっき気になったんですが、柳田さんのやっている仕事は、ネミーが取り扱う部材についての広い知識が大事だと思います。それをどうやって身につけたのですか?

私が入社してしばらくして、販売管理システムの入れ替えがあったんです。会社の販売管理システムを替えるのは想像以上に大変なんです。会社の取り扱っている製品がどれくらいあるか。それらがどの案件に使われるか。そんな細かいところも把握する必要がありました。

ーーどの会社でも苦労するところですよね。

おそらくそうだと思います。だから、ネミーの在庫品が置いてある御殿場工場に週1~2回行って、ボルト1本、ネジ1本から、全部採番していったんです。

ーーボルト1本、ネジ1本!?気の遠くなるような作業ですね!

そうなんですよ!しかも、付番ルールを作るのもまた一苦労でしたし、複数の部材を組み合わせたものも別の物として付番する必要もあって......。

ーーうわっ、途中で投げ出したくなったりしませんでしたか?

最初は大変だなと思いました。ただ、前もってどのくらいの作業量かを算出したところ、5分に1個ずつ付番していけばいいということが分かったので、落ち着いて作業が進められたんです。

ーー計画的に進めたからそう考えられたんですね。

そうですね。CSは仕事がら事務作業が多く、効率的に業務を進めていくやり方を見つけないと簡単に時間や手間をかけてしまいます。

ーー時間をかけるときにはかける。省略できるところは省略する。その結果が、販売管理システムの入れ替えという大仕事を遂行できたということになるのですね。


紙からデータ管理への絶好のタイミングをモノに

ーー柳田さんは、今年(2020年)の2月に目黒の本社勤務から関西オフィスへ転勤になっていますね。

はい。もともと九州の出身ということもあり、特に抵抗なく転勤をしました。ちょっと実家に近くなってラッキー、くらいな感じでした。

ーーでも、本社でやっていた仕事の引継ぎとか、もちろん関西オフィスに持っていく仕事とかあったりと大変だったんじゃないですか?

もともと紙からデータへの以降はいつかやらなきゃいけないなと思っていたので、いい機会だと思って部内総動員で一気にやりました。

ーー部内総動員、大がかりですね!

そうですね。それまでの運用の無駄も全員で認識できて良かったです。例えば、お客様からいただく注文書、今まではFAXで送られてくるのをパソコンでデータで受信していたんですね。それを紙に1回印刷してファイリングしていたんです。

ーーせっかくデータで受信していたのに!

紙の管理は、それはそれで良い点もあったと思うんですが、今思うと大英断だったと思います。

ーーそれからは、ただひたすらスキャンしたと?

いえ、その前に考えることがありました。「スキャンしたデータをどこのフォルダに入れるか」「どの項目を入力すべきか」といった設計をまずはやっていったんですね。それで大体40項目くらいに絞れたんです。そこから、全員で一気にデータ化をしていきました。

ーーこれまた気の遠くなるような作業ですね。

はい、でもデータ化することで、東京の本社からも、関西オフィスからも同じようにアクセスすることができるようになったんです。ちょうど新型コロナウイルスの影響が広がったのと時期的に重なるので、大きな声でよかったー!とは喜べませんが、結果的にはより効率的に業務が回せるような仕組みを作ることができたのではないかと思っています。


柳田さんのこれからは?

ーー今の部署でだいぶ活躍されていますが、入社時柳田さんは希望職種は何だったんでしょうか?

たしか…...営業って言いましたね。

ーーなぜ営業を希望されたんですか?

いやー、これ言っていいのかなぁ......。えーと、私は会社の職種といえば「営業」しか知らなかったんですよ。

ーーえっ?(笑) 技術とか、広報とか、経理とかあるのを知らなかったんですか?

えーまぁ、そういうことです(笑)

ーー結果的には、営業部門で、全体をサポートするようになって活躍されているので、良かったですね。

はい。とても良かったと思っています。これからもっと皆さんをサポートしていけるようになりたいと思っています。

ーーありがとうございました!これからも、部署の要(かなめ)として、ますます活躍していってください!

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