1
/
5

【#1年目の仕事】~前線スタッフと一緒に走る~バックオフィスの1年目の一日に密着!

こんにちは!アルプスピアホームの松下と山本です!

今回は、住宅会社「アルプスピアホーム」のバックオフィスの業務を紹介します!

「住宅会社」と言えばもちろん、家づくりをする会社。

そこで最初に想像するスタッフは、お客様とのやりとりをするスタッフではないでしょうか?

私たちも入社前は「花形の営業となって、お客様とお打合せをする仕事」イメージしていました。

というよりも実際のところは、「営業」以外の仕事を想像できていなかったから、というお恥ずかしい理由からでした…

しかし、入社後の研修で様々な部署を知り、現在は2人とも「業務管理部」というバックオフィスの部署で仕事をしています。

入社前には想像していなかった部署でしたが、実際に仕事をしてみると、専門的な知識が必要な分、仕事を重ねるたびに成長が実感できてとても楽しいんです!

見えている仕事だけでなく、裏にある仕事がどんなものか、そしてどんな面白さがあるのか、皆さんにも是非知ってほしいです!

ではまずは、部署の紹介から!

【業務管理部って何?】

私たちの所属する「業務管理部」、名前だけでは何をしている部署なのか全く分からないですよね…?

私たちの所属する「業務管理部」の中には、様々な仕事があります。

「CADオペレーター」という図面を描く人、

「設計」という法律を満たす建物になっているかをチェックする人、

「積算」という家の価格を算出する人・・・などなど

家づくりの中でも、特に建築知識の必要な部分を担当する部署です。

そして今私たちは、品質管理担当とCADオペレーター担当として働いています。

では、具体的に何をしているんでしょうか?とある1日を追って行きましょう!

【とある日のリアルなスケジュール】

【業務管理部 品質管理担当】松下の一日

8:10 出社

8:20~8:30 業務管理部朝礼

1日の行動予定と、連絡事項を全員で共有します。朝礼当番の人は1分スピーチもします!

【point!】内容はなんでもOK!これも部内のコミュニケーションの一つ!


8:30~9:00 メンターとスケジュール共有

【point!】アルプスピアホームには「メンター制度」があります!1年目のスタッフには一人ずつメンターの先輩がつき、何でも相談できるんです!


今は、メンターと一緒に業務を進めています。一日の始めはまず報連相から!その日の仕事を一緒に確認!

9:00~10:00 メーカーへの確認と、プレゼンボードのチェック

皆さんは「プレゼンボード」って、聞いたことがあるでしょうか?

キッチンなどの「商品の仕様が書かれた書類」で、これをもとに営業プランナーがお客様に提案する、大切な資料なんです。これを作っているのが私のセクションです!

商品を管理する私の部署では、都度商品情報を更新していくのが大切な仕事!まず、数日前に修正をお願いしていた資料について、メールや電話でやり取りをします。

【point!】品質管理はメーカーんの窓口!会社の顔として見られる緊張感があります…!特に、ビジネスメールは難しい…!


資料を受け取ったら、内容に間違いがないかチェックします。

10:00~12:00 全社発信

メーカーさんとやり取りをした情報をもとに、新しい商品の情報を全スタッフに共有するため、全社向けのメッセージを作成します。ここで発信した情報が、全てのショールームで使用される資料になるため、責任重大です!

【point!】全社への発信なので、誰が見ても正確に伝わるような文章にすることが重要!メンターにも必ずチェックしてもらいます。


発信した情報について、商品がならぶショールームを管理する「ショールームアドバイザー」のスタッフの先輩と、商品について打ち合わせを行うこともあります!

ショールームの設置資料を管理する面では、ショールームアドバイザーの方々とのコミュニケーションが欠かせません。

12:00~13:00 昼休憩

私はほぼ毎日、母お手製のお弁当を食べています!

13:00~16:00 品質ミーティング

私が関わるのは、商品ばかりではありません。

…おや、なんだか厳かなミーティングだ…なんて思いましたか?

実はこれ、業務管理部長も入り、とても重要なことが議論されているミーティングです。

営業プランナーや現場監督として長く経験を積んだスタッフの集まっているこのセクションでは、今現場で起きている課題に対して知恵を出し合って議論し、現場のスタッフたちへ伝えていきます!

ミーティングの内容は、専門的なことばかり!今はまだ知識が追い付かないので、先輩方の議論を聞き、議事録を書きながら理解を深めています。理解するだけで大変なこともありますが、知識が増えることはとても楽しいです!

16:00~17:30 ショールームにて商品の勉強

品質管理は、お客様と打ち合わせをする営業プランナー以上に、商品の特徴を理解している必要があります。どんな質問にも答えられるよう、時間をつくって勉強しています!

17:30~18:30 メンターに報連相

一日の最後の報連相タイム!その日取り組んだ業務について報告し、分からなかった部分を質問します。また、ショールームアドバイザ―からの質問事項も共有します。

入社してもうすぐ1年になりますが、スマートな報連相はまだ難しい!

18:40 退社

家に帰る前にゆっくりドライブをしに行くこともあります!好きな音楽をかけながら車を走らせるのが楽しい!


【業務管理部 CADオペレーター】の一日

8:15 出社

8:20-9:10 朝礼・掃除・一日のスケジュールの確認

事務所の掃除は当番制!この日は給湯室の掃除をしました!

9:10-11:00 アーキ入力

これがCADオペレーターの一番メインとなる仕事!

こんな風に、営業プランナーが書いた図面をもとに、データ化・立体化させます。こんなに詳細になっていくんです!

色がついて、お家が立体的に見えてきて…、これまで間取りにしかなっていなかったお家が一気にリアルにイメージできるようになりますよね!お客様も、とてもわくわくされる段階です!この資料を作るのがアーキチームの仕事です!

実際にお客様に出すときには、先輩がさらにこのようなやわらかい水彩タッチの編集を加えます。

ここで作ったものを使って、営業プランナーはお客様への提案を行っています。それだけ大切な書類なので、よりお家を具体的にイメージしていただけるよう、工夫して作っていきます!

【point!】私の場合は先輩に確認しながら図面作成をしていますが、さらに経験を積むと、営業プランナーに提案したり意見交換することも!早くそんな先輩のようになりたい!


11:00-12:00 メンターさんとのミーティング

私のメンターは子育て中で時短勤務のため、ここで報連相タイム!メンターのいない間に進めたことなど、まとめて報告をします!

12:00-13:00 昼食

お昼ごはんは外に買いに出てリフレッシュ!昼食中は他のスタッフが投稿したブログを見たり、隣の席の先輩とお話ししたりして、過ごしています!

13:00-14:00 アーキチームミーティング

チームメンバーのスケジュール確認や、業務の中で発見したことの共有、建築CADソフトの勉強会を行っています。

【point!】「勉強会」は、アーキチーム独自の取り組み!毎回持ち回りで、図面を実物の家に近づけるにはどうすれば良いか、調べた内容を発表し、意見交換を行います。


14:00-17:00 アーキ入力

もう1件のお客様の提案用図面の入力を行います。時間内に完了できるように頑張ります!

最初は分からないばかりで、一件仕上げるだけでもかなりの時間がかかっていましたが、今は以前より早く、正確に作れるようになってました!まだまだ先輩のようにはいきませんが、少しずつ成長を実感しています!

17:00-18:00 全体ロープレ

毎週一回行われる「全体ロープレ」では、ショールームに全部署のスタッフが集まり、ご案内の練習をします。

なぜバックオフィスもご案内の練習をするのか…?

それは、アルプスピアホームでは営業スタッフ以外のバックオフィススタッフにもお客様をご案内する機会があるためです!それが、「完成現場見学会」。これについては、次回以降の記事でご紹介するのでお楽しみに!

私たちも他部署スタッフの案内に対して、建築の知識を活かしてアドバイスします!

18:00-18:30 事務処理

主に一日を振り返って行ったことを記録します。

【point!】毎日記録していくと、一つの仕事に対してどのくらい時間が掛かったのか 把握できます!すると、一日でどれくらいの業務を任せてもらえるかがわかってくる! 自分の成長も見ることができます!


18:30 退社

スーパーで買い物をして帰ります!テレビを見ながらゆっくりご飯を楽しむのが幸せなひと時です!

以上、私たちの一日でした。

同じ部署の中でも、セクションが違うと関わる業務や一日の過ごし方も大きく違います!

1年目、まだまだこれからですが、

そんな今の私たちも、自分の部署でもっと活躍できるように日々先輩の背中を追いかけて頑張っています!

“フロントスタッフと一緒に走る“コミュニケーションが何より大切なバックオフィス

以上、バックオフィスのご紹介でした!

アルプスピアホームのバックオフィスを少しでもイメージができたでしょうか。

お家づくりはチームプレーのため、どの部署も必要不可欠です。

パソコンに向かってひたすら仕事をしているというイメージを持たれがちなバックオフィスですが、バックオフィスだから、誰かのサポートがメインなのではありません。

直接お客様と関わっている営業や現場を動かす工事監督がマラソンランナーだとしたら、「お水いる?」と一緒に走っているのがバックオフィスのスタッフです。積極的にコミュニケーションを取りながら、フロントスタッフにどんどんと提案をしていきます!

表に見えている仕事だけがすべてでなく、実は裏にもこんなにやりがいのある仕事があります!視野を広げて、色々な選択肢の中から自分のやりたいことを探してみてください!

次回は、お客様に近い立場の「フロントスタッフの業務」についてご紹介します!

お楽しみに!

株式会社アルプスピアホーム's job postings
16 Likes
16 Likes

Weekly ranking

Show other rankings