みなさん、こんにちは！

アカツキ福岡バックオフィスチームCorporate IT担当の小石_※です。（※ Corporate IT：一般的には情報システム部が親しい部署です）

弊社で在宅勤務が始まって、半年が過ぎました。

今回のWantedly記事では、弊社が在宅勤務に移行するにあたって、メンバーが安心して業務できる環境を担保するために、バックオフィスチームが取り組んだことや、その中で大切にしてきたコトについて、2回にわたってお伝えしていきます。

在宅勤務の取り組みについては、以前にも記事を出していますので、こちらもよかったら読んでみてください！

オフィス環境の大切さと安心して入社できる仕組みづくりへ！

まずは、私たちが在宅勤務に向けて取り組んだことの中から２つを紹介します。

Ⅰ . 安全なネットワーク環境 / 安心して使える備品たち

在宅勤務が始まって一番に感じたことは、「仕事に集中できるオフィス環境のありがたさ」でした。

そこで私たちが最初に考えたのは、「メンバーそれぞれの自宅を、オフィス環境になるべく近い状況で運用できないか」でした。

例えばCoporateITの観点で言うと、メンバー全員に対して「ネットワーク環境の安全性と安定運用」を、何よりも優先して確保しなければなりませんでした。

そのため、「自宅回線は安全なものなのか」「通信速度は問題ないか」「社内ネットワークへ通信する設定はできているか」等、確認すべき項目を洗い出し、メンバーひとりひとりにヒアリングを実施し、対応していきました。

また、総務の観点で言うと、在宅勤務に移行することで業務効率が落ちてしまわないよう、オフィスで使っていたモニターを自宅でも使えるように発送したり、ネットワーク環境が不安定なメンバーにモバイルWiFiを手配したりと、業務で必要になる備品についてメンバーから要望があった際には、1週間以内を目安にメンバーの元へ届けられるように体制を整えていきました。

オフィス環境を自宅に100%再現するというのは、とても難しいことです。

しかし私たちは、日頃のオフィス環境にすこしでも近づけられるよう、メンバーに寄り添って、少しでも改善できることがあればみんなで意見をだしあいながら、今後も体制づくりにどんどん挑戦していきたいと思っています。

Ⅱ . アカツキ福岡へようこそ！入社受け入れの企画と導入まで

社会人にとって、新しい会社に入社することは一大イベントです。

その一大イベントにおいて入社当日は、「この会社で頑張っていこう」「この会社に入ってよかった」と思えるかどうかの、とても大事な日だと考えています。

しかしながら、在宅勤務になるまでのアカツキ福岡は、新メンバーを遠隔で受け入れたことが一度もなく、すべてが未知の状態でしたし、「面接から入社まで対面で伝えてきたことを、画面を通した遠隔のコミュニケーションだけで完結できるのか？」と、バックオフィスメンバー全員が不安を抱えていました。

ですが、バックオフィスのメンバー以上に、実際に受け入れを行う配属先チームのメンバーたちの方が不安を抱えているでしょうし、そして誰よりも、新しく入社してくるメンバー自身が、一番不安なはずです。

そのため、「それぞれが抱える不安を少しでも払拭できることがあれば、考えてできることは、すぐに実行していこう」と、バックオフィスのメンバー一丸となって、改善箇所があれば、入社してきたメンバーだけではなく、受け入れ先のメンバーまで一人ひとりにヒアリングをおこないながら、PDCAサイクルをどんどん回していきました。

具体的には、まずは現在の入社受け入れにおいて在宅勤務で実施できることとできないことを洗い出し、できないことは代替案を出しながら、対面で受け入れてきたメンバーと比較しても、不足なく、スムーズな流れで受け入れを行えるように方法を検討していきました。

例えば、在宅勤務体制に移行したことで、やり方を変更した入社受け入れ施策の一つに、『ウェルカムランチ』があります。

対面で実施していた際には「入社当日に、配属先チームのメンバー全員で、新メンバーとランチを行う」というやり方だったのですが、「オンラインでランチをして盛り上がるのか？」「人数が多いチームだと、孤立してしまう人が出るのではないか？」等、同じやり方で継続することに対する懸念の声が多くあがりました。

そのためまずは、「ウェルカムランチとは、そもそも何のためにおこなうのか」「オンラインで実施するにあたって、どのような場にしたいのか」から細かく話し合い、受け入れ先のチームメンバーを巻き込みながら、チームごとにウェルカムランチの場の設計をおこなっていきました。

こうやって、入社受け入れに関わるひとつひとつの施策を整えていったのですが、実際に運用していく中で最も重要だったのが、「入社受け入れをおこなう配属先チームメンバーとの連携」でした。

そこで、ちょっとした質問や相談も、対面時とかわらないハードルでおこなえるよう、新メンバー専用のチャンネルを作成し、受け入れ先のチームメンバー、バックオフィスチームを集めて連携を取りやすくしました。

このように、在宅勤務になって、物理的な距離が生じたとしても、それがそのまま「心の距離」にならないように、弊社が大事している「つながり」を大事に、この会社に入ってよかったなと思える状態を目指して日々改善をおこなっています。

最後に

いかがでしたか？

今回は、在宅勤務の取り組みの中でも、バックオフィスチームが挑戦したことに焦点をあてて書かせていただきました。

アカツキ福岡のバックオフィスチームは、人事・総務・Corporate ITの様々な職種のメンバーが在籍していますが、一人ひとりの専門領域の中で組織として柔軟に動き、改善できるところはみんなで意見を出し合い、掛け算をしながら今もがんばっています。

次回はこの取組みの中でどんなことを大切にしたか、思いの部分ついて話していこうと思います。